Учет подарков: шпаргалка для бухгалтера. Обложение подарков ндфл и страховыми взносами Новогодние подарки как провести по бухгалтерии

Многие организации в целях мотивации и поддержания корпоративной культуры поощряют своих сотрудников подарками, приуроченными как к определенным государственным, личным или корпоративным праздникам, так определенным трудовым достижениям сотрудника. Но, несмотря на всю приятность данного момента, для организации это определенная хозяйственная операция, которая должна быть правильно отражена в учете, чтобы не повлечь за собой неприятные последствия. В статье расскажем, облагаются ли НДФЛ и страховыми взносами подарки сотрудникам, как оформляются такие презенты на предприятии.

Правовые аспекты подарков в организации

Можно квалифицировать несколько видов подарков, которые по своему функциональному признаку могут повлиять на способы отражения их в бухгалтерском учете:

• Подарки, не связанные с основными трудовыми обязанностями работников (к различным праздникам, юбилеям и т.д.). Данные подарки выплачиваются на безвозмездной основе, они не подлежат налогообложению как доход за трудовую деятельность. При этом работодателю, который решил таким образом поощрить своих сотрудников необходимо не забывать, что подарки должны быть оформлены соответствующим договором дарения. В рамках нашего законодательства подарок, стоимость которого превышает три тысячи рублей, должен быть оформлен специальными документы, но чтобы не было вопросов со стороны налоговой службы лучше на все подарки иметь соответствующие документы.
• Подарок как результат трудовой деятельности. В данном случае подарок выступает своеобразной премией за труд, которая является доходом в рамках трудового договора. А значит с такого подарка должны удерживаться все налоги, применяемые для дохода физических лиц. Читайте также статью: → « ».

Уплата НДФЛ с подарков работникам

Подарок, полученный работником, как в денежной, так и в имущественной форме, является доходом этого работника, а, следовательно, признается законодательством базой для начисления НДФЛ. Налоговым агентом выступает сама организация, которая рассчитывает данный налог и перечисляет в соответствующие органы власти. При этом в налоговом законодательстве есть один нюанс, что подарки до 4 000,00 рублей не облагаются НДФЛ, бухгалтер при заполнении справки по форме 2-НДФЛ отразит это как налоговый вычет.

Сроки исчисления НДФЛ и перечисления в бюджет зависят от того, в какой форме организация решила преподнести подарки:

• Налоги с подарков в денежной форме должны перечислять в бюджет государства в тот же день, когда сотрудник получает этот подарок через кассу или на личный банковский счет;
• Налоги с подарков в натуральной форме организация должна перечислить в бюджет государства в день выплаты заработной платы работнику. Читайте также статью: → « ».

Уплата страховых выплат с подарков работникам организации

В налоговом законодательстве есть четкий регламент тех выплат и вознаграждений, которые должны облагаться страховыми взносами. Поэтому чтобы определить облагаются ли подарки и вознаграждения сотрудников надо понять, как будет оформляться данный факт дарения:

• Подарки, которые являются поощрением за трудовые достижения и выдаются работникам на основании внутреннего положения организации о премировании сотрудников без составления специальных документов о дарении, стоимость такого вознаграждения определяется как база для начисления страховых взносов;
• Вознаграждения, которые сотрудники получают по случаю каких-либо торжественных событий на основании соответствующего приказа, не облагаются страховыми взносами, перечисляемые во внебюджетные фонды. Тоже самое происходит и в отношении подарков, которые организация дарит детям своих сотрудников.

При этом не надо забывать, что в приказе на вознаграждение не должно содержаться никакой связи с должностными обязанностями, выполняемыми сотрудниками. А также, чтобы не вызывать недовольство налоговых служб, не надо привязывать стоимость подарков к окладу, к нормам выработки, производственным показателям, KPI и т.д.

В противном случае это может привести к тому, что налоговые службы доначислять суммы страховых взносов и неуплаченных налогов.

Учет расходов на вознаграждение сотрудников

Как и в остальных случаях, возможность отразить стоимость вознаграждения работников организации как расходы напрямую связна с целью и поводом, которыми компания руководствуется при вручении таких подарков:

• Вознаграждение работников, не связанное с трудовыми достижениями и производительностью, полученные по случаю проведения праздничных мероприятий, не учитываются в расходах и не оказывает влияние на расчет налога на прибыль организации. Это также касается и организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения, так как данная операция не заявлена в разрешенном списке расходов.
• Подарки, врученные как вознаграждение за трудовую деятельность, производительность, выполнение KPI и т.д. отражаются в расходах для исчисления налога на прибыль, так же как и заработная плата.

Пример расчета налогов на подарки от организации

Исходные данные: Баланов О.П. работает в компании «Интелект.нет» 15 лет. В этом году компания празднует свой юбилей (30 лет), в честь данного события генеральным директором было приято решение выплатить всем сотрудником подарок в размере 5 000,00 рублей. Так же Баланову выплатили вознаграждение за его безукоризненную работу и его рабочий стаж в размере 10 000,00 рублей.

Сумма, выплаченная по случаю юбилея, не облагается страховыми взносами и не учитывается в расходах для исчисления налога на прибыль.

• НДФЛ = (10 000,00 + (5 000, 00 – 4 000,00)) * 0,13 = 1 4300,00 рублей
• Страховые взносы = 10 000,00 * 0,3 = 3 000,00 рублей
• В расходах бухгалтер отразит сумму в размере 13 000,00 рублей.

Бухгалтерский учет (проводки) вознаграждения для работников

При дарении составляются следующие проводки:

Дебет	Кредит	Описание
73	10	Выдано вознаграждение сотруднику по случаю юбилея компании (натуральная форма)
91	73	Стоимость вознаграждения списана на прочие расходы
70	68	Удержан НДФЛ
91	68	НДС списан на прочие расходы
20 (24,25…)	70	Вознаграждение за трудовые достижения списано на расходы (деньги)
20 (24,25…)	69	Начислены страховые взносы
70	50 (51)	Выплачен подарок
69	50 (51)	Перечислены страховые взносы

Налогообложение вознаграждения для работников, у которых есть дети

Учет НДС с подарков работников

Согласно существующему законодательству реализацией признается также и факт передачи прав на товары, материалы, продукцию и т.д. А соответственно стоимость должна облагаться НДС. Под данный закон подпадает и вознаграждение работников в натуральной форме, а следовательно подарив подарки организация должна исчислить с их стоимости налог на добавленную стоимость. Ключевые моменты учета налога, начисляемого на вознаграждения сотрудников:

• Вознаграждение деньгами не облагается НДС;
• Начисление НДС на вознаграждение в натуральной форме касается всех, независимо от того какую систему налогообложения использует организация. Единственное исключение – это организации или предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения.
• Вознаграждения за трудовые успехи, производительность, выполнение норм KPI не облагается НДС.

Налоговой базой для начисления налога является розничная стоимость подарка, подтвержденная соответствующими первичными документами, расчет налога осуществляется по стандартной ставке 18%. При этом входящий налог со стоимости организация имеет полное право принять к вычету (при наличии соответствующих документов).

Налогообложение вознаграждения работников организации

Налог начисляется по следующим принципам:

Налог	Вознаграждение за трудовые достижения	Праздничное вознаграждение
НДФЛ	+	+
Страховые взносы	+	–
НДС	–	+
Налог на прибыль	+	–

Типовые ошибки налогообложения подарков

Ошибка №1. Канцелярские товары в качестве подарков

Не надо забывать, что так называемые «полезные» в работе подарки (канцелярские товары, ручки, блокноты, книги) можно списать как расходные материалы, упростив работу бухгалтеру и не подвергая организацию риску получить лишние вопросы при налоговой проверке.

Ошибка №2. Некорректное отражение налогов

Для предотвращения административного нарушения надо очень внимательно отнестись к тому, с какой целью выдается вознаграждение сотрудникам, так как это напрямую влияет на налоговый учет организации. В противном случае при проверке налоговый инспектор имеет право доначислит налог, а также привлечь к ответственности.

Ошибка №3. Применение налогового вычета

Налоговый вычет на подарки можно применить на общую сумму 4 000,00 рублей в течение года, если стоимость вознаграждения меньше, то остаток можно использовать еще раз до достижения максимальной величины. С наступлением нового года величину налогового вычета можно использовать снова в максимальном размере, только не забывайте уточнять данную величину с актуальным законодательством, принятым для данного периода.

Распространенные вопросы и ответы на них

Вопрос №1. Возможно ли составить единый приказ по выплате вознаграждения сотрудникам

Да, можно. Руководитель может составить единый приказ с указанием фамилий всех сотрудников, которым выплачивается вознаграждение. Также в приказе должна быть указана причина выплаты данного подарка, сумма или наименование с указанием стоимости для вознаграждения в натуральной форме. Также сотрудникам должна быть предоставлена специальная ведомость, в которой они должны расписаться за получение данного подарка.

Вопрос №2. Кому нельзя дарить подарки

Подарки дарить можно практически всем, если их стоимость не превышает три тысячи рублей. Для лиц занимающихся определенными видами деятельности существует строгий запрет на подарки, стоимость которых превышает указанную сумму:

• Медицинские работники;
• Сотрудники образовательных учреждений;
• Государственные служащие;
• Служащие Банка России и т.д.

Вопрос №3. Подарки с логотипом организации можно ли учитывать в расходах

Ситуация, когда руководители для поддержания общего корпоративного стиля, дарят продукцию с логотипом организации, является одной из самых лучших в рамках учета. Потому что такая продукция относиться к сувенирной продукции и расходы на нее можно смело отражать в общехозяйственных расходах организации.

" № 12/2016

Надо ли удерживать НДФЛ с доходов сотрудников, детям которых были вручены подарки? Возникает ли объект обложения страховыми взносами? Какие документы необходимо оформить? Как отражаются приобретение и выдача детских новогодних подарков в бухгалтерском учете?

Дарить новогодние подарки детям сотрудников – хорошая традиция, которая сложилась во многих учреждениях. За счет каких средств приобретаются такие подарки и можно ли их учесть при исчислении налога на прибыль? Надо ли удерживать НДФЛ с доходов сотрудников, детям которых были вручены подарки? Возникает ли объект обложения страховыми взносами? Какие документы необходимо оформить дарителям? Именно с такими вопросами сталкиваются бухгалтеры учреждений бюджетной сферы сразу после праздников.

От редакции:

В канун нового года учреждение может дарить подарки не только детям сотрудников, но и непосредственно самим сотрудникам. Подробно о нюансах вручения подарков и выплате материальной помощи сотрудникам учреждения мы писали в № 6, 2016.

Приобретаем подарки.

Начнем с того, что возможность приобретать подарки за счет бюджетных средств предоставляется учреждениям крайне редко.

В более благоприятной ситуации находятся бюджетные и автономные учреждения, которые могут получать:

• субсидии (на выполнение государственного (муниципального) задания, на иные цели и др.) из соответствующего бюджета бюджетной системы РФ (ст. 78.1 БК РФ);
• доходы от внебюджетной деятельности, которые в последующем поступают в их самостоятельное распоряжение (ст. 298 ГК РФ).

Именно доходы от внебюджетной деятельности являются основным источником финансирования расходов на приобретение новогодних подарков детям сотрудников.

Обратите внимание: Затраты на приобретение подарков должны быть отражены в плане финансово-хозяйственной деятельности.

Что касается казенных учреждений, приобретение новогодних подарков за счет бюджетных средств допускается только в случае, если такие расходы предусмотрены бюджетной сметой, с разрешения вышестоящего главного распорядителя (распорядителя) бюджетных средств.

Обратите внимание:

На основании п. 3 ст. 161 БК РФ казенные учреждения не имеют права распоряжаться доходами, полученными от осуществления ими приносящей доход деятельности, поскольку они перечисляются в соответствующий бюджет бюджетной системы РФ. Для них бюджетные средства являются единственным источником финансирования, и если затраты на приобретение новогодних подарков не предусмотрены бюджетной сметой, то их нельзя производить.

Приобретение подарков для детей сотрудников необходимо оформить оправдательными документами. В этих целях издается приказ (распоряжение) руководителя учреждения, в котором указываются:

• лица, ответственные за приобретение и выдачу подарков;
• примерная стоимость одного подарка;
• источники финансового обеспечения расходов;
• сроки выдачи подарков;
• список сотрудников и их детей, которым вручаются подарки. Такой список может быть оформлен в виде приложения к приказу (распоряжению).

Поступление подарков в учреждение должно быть подтверждено первичными учетными документами: товарными накладными (продавца), кассовыми, товарными чеками (при оплате наличными деньгами), а также иными документами, подтверждающими факт приобретения подарков.

Как оформить передачу детских подарков?

Передача новогодних подарков детям сотрудников учреждения регулируется гл. 32 «Дарение» ГК РФ. Согласно п. 1 ст. 572 по договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или третьим лицом.

Такой договор учреждение может заключить устно.

Письменное заключение договора необходимо только в случаях, предусмотренных ст. 574 ГК РФ.

Оформление договора в письменной форме требуется:

Если стоимость дара от юридического лица превышает 3 000 руб.

Если договор содержит обещание дарения в будущем.

Если объектом дарения является недвижимое имущество.

Выдачу подарков следует сопроводить соответствующей ведомостью, форма которой является произвольной и разрабатывается учреждением самостоятельно.

Напомним, что любая форма, в том числе ведомость на выдачу детских подарков, должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа:

• наименование документа;
• дату его составления;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

К сведению:

Требования к «первичке» установлены ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также п. 7 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н).

Надо ли удерживать НДФЛ со стоимости детского подарка?

По общему правилу при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). При этом налоговой базой является указанных подарков. В стоимость таких подарков включается соответствующая сумма НДС (п. 1 ст. 211 НК РФ).

Обычно стоимость детских подарков, вручаемых в бюджетных учреждениях, не превышает 500 – 700 руб., следовательно, можно применить норму п. 28 ст. 217 НК РФ. Данным пунктом предусмотрено: в ситуации, когда стоимость подарка составляет менее 4 000 руб. (с учетом ранее выданных сотруднику в течение года подарков), налогооблагаемый доход у налогоплательщика не возникает.

Обратите внимание:

Если стоимость подарков на одного сотрудника за год окажется больше 4 000 руб., с суммы превышения нужно удержать НДФЛ.

Можно ли учесть расходы на детские подарки при исчислении налога на прибыль?

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ учреждения, являющиеся плательщиками налога на прибыль, вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов. Исключение составляют расходы, указанные в ст. 270 НК РФ. Пунктом 16 этой статьи предусмотрено, что стоимость безвозмездно переданного имущества и расходы, связанные с такой передачей, при определении налоговой базы не учитываются. Поскольку детские подарки являются безвозмездно переданным имуществом, учесть расходы на их приобретение при исчислении налога на прибыль нельзя.

Возникает ли при передаче детских подарков объект обложения НДС?

С учетом требований ст. 146 НК РФ передача учреждением подарков детям сотрудников признается реализацией товаров на безвозмездной основе, являющейся объектом обложения НДС. Датой определения налоговой базы по НДС при безвозмездной передаче подарков будет дата их вручения.

В данной ситуации:

налогооблагаемая база определяется как рыночная стоимость подарка (покупная стоимость) без учета НДС (п. 2 ст. 154 НК РФ);

сумма НДС, предъявленная продавцом подарков, может быть принята к вычету в общеустановленном порядке на основании счета-фактуры (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

По вопросу составления счетов-фактур при передаче подарков работникам и их детям Минфин представил разъяснения в Письме от 08.02.2016 № 03-07-09/6171: поскольку физические лица не являются плательщиками НДС и, соответственно, не принимают этот налог к вычету, при безвозмездной реализации товаров физическим лицам (сотрудникам и их детям) счета-фактуры по указанным операциям в адрес каждого физического лица можно не выставлять. При этом для отражения данных операций в книге продаж следует составить бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ, содержащий суммарные (сводные) сведения по названным операциям.

В случае составления в вышеуказанной ситуации счета-фактуры на все операции по безвозмездной реализации подарков физическим лицам его можно выписывать в одном экземпляре для учета операций продавцом по итогам налогового периода.

В таком счете-фактуре в строках 6 «Покупатель», 6а «Адрес», 6б «ИНН/КПП покупателя» ставятся прочерки (разд. II приложения 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

К сведению:

Принять «входной» НДС к вычету можно независимо от того, учитываются ли расходы на подарки при расчете налога на прибыль. Дело в том, что критерии обоснованности расходов, установленные ст. 252 НК РФ, не могут служить критериями обоснованности вычетов по НДС (постановления ФАС МО от 22.02.2012 № А41-23656/11, ФАС ПО от 05.05.2009 № А65-16388/08).

Одно время по вопросу уплаты НДС со стоимости детских новогодних подарков складывалась неоднозначная арбитражная практика.

Так, в Постановлении от 13.09.2010 № А26-12427/2009 ФАС СЗО отклонил довод инспекции об обязанности включить в налоговую базу по НДС стоимость новогодних подарков детям сотрудников. Он указал, что передача детских подарков обусловлена наличием трудовых отношений между организацией и работниками и относится к системе поощрения сотрудников. Следовательно, в результате такой передачи не возникает объект обложения НДС.

Однако в Постановлении от 25.06.2013 № 1001/13 по делу № А40-29743/12-140-143 Президиум ВАС признал правильным вывод судов нижестоящих инстанций о том, что операции по безвозмездной передаче работникам детских новогодних подарков необходимо учитывать при определении налоговой базы по НДС.

К сведению:

Учреждение имеет право на освобождение от исполнения обязанностей налогоплательщика, связанных с исчислением и уплатой НДС, если за три предшествующих последовательных календарных месяца сумма выручки от реализации товаров (работ, услуг) этого учреждения без учета налога не превышала в совокупности 2 млн руб. (п. 1 ст. 145 НК РФ).

Надо ли начислять на стоимость детских подарков ?

Объектом обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний для плательщиков страховых взносов признаются, в частности, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предмет которых – выполнение работ, оказание услуг (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

К сведению:

Аналогичная норма установлена пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, которым определен объект обложения страховыми взносами и положения которого будут применяться с 01.01.2017.

Вручение учреждением новогодних подарков детям сотрудников является безвозмездной передачей права собственности на них и не считается вознаграждением работников. Кроме того, подарки приобретаются для детей, которые не состоят с учреждением в трудовых (гражданско-правовых) отношениях и не признаются застрахованными лицами. Также получение подарков не связано с выполнением работниками трудовых обязанностей, не является стимулирующей или компенсационной выплатой, имеет разовый и необязательный характер, стоимость подарков определяется вне зависимости от стажа работника и результатов его труда. Следовательно, стоимость переданных работодателем сотрудникам детских новогодних подарков не должна учитываться при расчете базы по страховым взносам.

К сведению:

Согласно п. 4 ст. 420 НК РФ не признаются объектом обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых, в частности, является переход права собственности или иных вещных прав на имущество.

Позиция контролеров по данному вопросу представлена в письмах Минтруда РФ от 22.09.2015 № 17-3/В-473, Минздравсоцразвития РФ от 19.05.2010 № 1239-19.

Арбитры также придерживаются мнения, что стоимость подарков не включается в облагаемую страховыми взносами базу (постановления АС СКО от 06.08.2015 № Ф08-4089/2015 по делу № А32-27379/2014, ФАС ВСО от 11.12.2012 № А33-3507/2012, от 23.05.2012 № А33-15492/2011).

Отражаем приобретение и выдачу детских новогодних подарков в бухгалтерском учете.

Расходы на оплату договора, предметом которого является приобретение подарочной и сувенирной продукции, не предназначенной для дальнейшей перепродажи, относятся на статью 290 «Прочие расходы» ­КОСГУ (Указания № 65н , Письмо Минфина РФ от 12.02.2016 № 02-05-10/7682).

В течение всего периода нахождения подарков в учреждении они учитываются на забалансовом счете «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» по стоимости их приобретения (п. 345 Инструкции № 157н).

Аналитический учет по забалансовому счету ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе материально ответственных лиц, мест хранения, по каждому предмету имущества (п. 346 Инструкции № 157н).

Итак, произведенные расходы, связанные с покупкой подарков, отражаются в учете следующим образом:

Вид учреждения	Дебет	Кредит
Казенное учреждение (Инструкция № 162н*)
Бюджетное учреждение (Инструкция № 174н**)
Автономное учреждение (Инструкция № 183н***)

*Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

**Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

***Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

Списание детских подарков с забалансового учета при их передаче сотрудникам производится на основании документов, подтверждающих факт дарения. Как было указано выше, таким документом является, в частности, ведомость выдачи подарков.

В бухгалтерском учете составляются следующие проводки:

Казенное учреждение		Бюджетное учреждение		Автономное учреждение
Переданы детские новогодние подарки (стоимость подарков без НДС)
Начислен НДС на стоимость подарков
Удержан НДФЛ со стоимости подарков из заработной платы

В заключение перечислим основные выводы, связанные с учетом и налогообложением новогодних подарков для детей сотрудников учреждения:

• подарки могут быть приобретены как за счет средств бюджета, так и за счет средств, полученных бюджетными и автономными учреждениями от приносящей доход деятельности. При этом такие расходы должны быть предусмотрены в смете казенных учреждений и плане финансово-хозяйственной деятельности бюджетных и автономных учреждений;
• , связанный с передачей детских подарков, как правило, заключается в устной форме;
• стоимость переданного сотруднику детского подарка не облагается НДФЛ (при условии соблюдения общего лимита на подарки в течение года в размере 4 000 руб.);
• расходы учреждения на приобретение детских подарков не учитываются при налогообложении прибыли;
• стоимость подарков облагается НДС, так как признается реализацией товаров на безвозмездной основе. При этом учреждение имеет право принять к вычету «входной» НДС;
• на стоимость подарков не начисляются страховые взносы;
• до момента передачи подарков получателям они учитываются на забалансовом счете «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры».

Надо ли удерживать НДФЛ с доходов сотрудников, детям которых были вручены подарки? Возникает ли объект обложения страховыми взносами? Какие документы необходимо оформить? Как отражаются приобретение и выдача детских новогодних подарков в бухгалтерском учете?

13.12.2016

Дарить новогодние подарки детям сотрудников - хорошая традиция, которая сложилась во многих учреждениях. За счет каких средств приобретаются такие подарки и можно ли их учесть при исчислении налога на прибыль? Надо ли удерживать НДФЛ с доходов сотрудников, детям которых были вручены подарки? Возникает ли объект обложения страховыми взносами? Какие документы необходимо оформить дарителям? Именно с такими вопросами сталкиваются бухгалтеры учреждений бюджетной сферы сразу после праздников.

От редакции:

В канун нового года учреждение может дарить подарки не только детям сотрудников, но и непосредственно самим сотрудникам. Подробно о нюансах вручения подарков и выплате материальной помощи сотрудникам учреждения мы писали в № 6, 2016.

ПРИОБРЕТАЕМ ПОДАРКИ.

Начнем с того, что возможность приобретать подарки за счет бюджетных средств предоставляется учреждениям крайне редко.

В более благоприятной ситуации находятся бюджетные и автономные учреждения, которые могут получать:

• субсидии (на выполнение государственного (муниципального) задания, на иные цели и др.) из соответствующего бюджета бюджетной системы РФ (ст. 78.1 БК РФ);
• доходы от внебюджетной деятельности, которые в последующем поступают в их самостоятельное распоряжение (ст. 298 ГК РФ).

Именно доходы от внебюджетной деятельности являются основным источником финансирования расходов на приобретение новогодних подарков детям сотрудников.

Обратите внимание: Затраты на приобретение подарков должны быть отражены в плане финансово-хозяйственной деятельности.

Что касается казенных учреждений, приобретение новогодних подарков за счет бюджетных средств допускается только в случае, если такие расходы предусмотрены бюджетной сметой, с разрешения вышестоящего главного распорядителя (распорядителя) бюджетных средств.

Обратите внимание:

На основании п. 3 ст. 161 БК РФ казенные учреждения не имеют права распоряжаться доходами, полученными от осуществления ими приносящей доход деятельности, поскольку они перечисляются в соответствующий бюджет бюджетной системы РФ. Для них бюджетные средства являются единственным источником финансирования, и если затраты на приобретение новогодних подарков не предусмотрены бюджетной сметой, то их нельзя производить.

Приобретение подарков для детей сотрудников необходимо оформить оправдательными документами. В этих целях издается приказ (распоряжение) руководителя учреждения, в котором указываются:

• лица, ответственные за приобретение и выдачу подарков;
• примерная стоимость одного подарка;
• источники финансового обеспечения расходов;
• сроки выдачи подарков;
• список сотрудников и их детей, которым вручаются подарки. Такой список может быть оформлен в виде приложения к приказу (распоряжению).

Поступление подарков в учреждение должно быть подтверждено первичными учетными документами: товарными накладными (продавца), кассовыми, товарными чеками (при оплате наличными деньгами), а также иными документами, подтверждающими факт приобретения подарков.

КАК ОФОРМИТЬ ПЕРЕДАЧУ ДЕТСКИХ ПОДАРКОВ?

Передача новогодних подарков детям сотрудников учреждения регулируется гл. 32 «Дарение» ГК РФ. Согласно п. 1 ст. 572 по договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или третьим лицом.

Такой договор учреждение может заключить устно.

Письменное заключение договора необходимо только в случаях, предусмотренных ст. 574 ГК РФ.

Оформление договора в письменной форме требуется

Если стоимость дара от юридического лица превышает 3 000 руб.

Если договор содержит обещание дарения в будущем

Если объектом дарения является недвижимое имущество

Выдачу подарков следует сопроводить соответствующей ведомостью, форма которой является произвольной и разрабатывается учреждением самостоятельно.

Напомним, что любая форма, в том числе ведомость на выдачу детских подарков, должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа:

• наименование документа;
• дату его составления;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

К сведению:

Требования к «первичке» установлены ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете», а также п. 7 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н (далее - Инструкция № 157н).

НАДО ЛИ УДЕРЖИВАТЬ НДФЛ СО СТОИМОСТИ ДЕТСКОГО ПОДАРКА?

По общему правилу при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). При этом налоговой базой является рыночная стоимость указанных подарков. В стоимость таких подарков включается соответствующая сумма НДС (п. 1 ст. 211 НК РФ).

Обычно стоимость детских подарков, вручаемых в бюджетных учреждениях, не превышает 500 - 700 руб., следовательно, можно применить норму п. 28 ст. 217 НК РФ. Данным пунктом предусмотрено: в ситуации, когда стоимость подарка составляет менее 4 000 руб. (с учетом ранее выданных сотруднику в течение года подарков), налогооблагаемый доход у налогоплательщика не возникает.

Обратите внимание:

Если стоимость подарков на одного сотрудника за год окажется больше 4 000 руб., с суммы превышения нужно удержать НДФЛ.

МОЖНО ЛИ УЧЕСТЬ РАСХОДЫ НА ДЕТСКИЕ ПОДАРКИ ПРИ ИСЧИСЛЕНИИ НАЛОГА НА ПРИБЫЛЬ?

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ учреждения, являющиеся плательщиками налога на прибыль, вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов. Исключение составляют расходы, указанные в ст. 270 НК РФ. Пунктом 16 этой статьи предусмотрено, что стоимость безвозмездно переданного имущества и расходы, связанные с такой передачей, при определении налоговой базы не учитываются. Поскольку детские подарки являются безвозмездно переданным имуществом, учесть расходы на их приобретение при исчислении налога на прибыль нельзя.

ВОЗНИКАЕТ ЛИ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ ДЕТСКИХ ПОДАРКОВ ОБЪЕКТ ОБЛОЖЕНИЯ НДС?

С учетом требований ст. 146 НК РФ передача учреждением подарков детям сотрудников признается реализацией товаров на безвозмездной основе, являющейся объектом обложения НДС. Датой определения налоговой базы по НДС при безвозмездной передаче подарков будет дата их вручения.

В данной ситуации:

налогооблагаемая база определяется как рыночная стоимость подарка (покупная стоимость) без учета НДС (п. 2 ст. 154 НК РФ);

сумма НДС, предъявленная продавцом подарков, может быть принята к вычету в общеустановленном порядке на основании счета-фактуры (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

По вопросу составления счетов-фактур при передаче подарков работникам и их детям Минфин представил разъяснения в Письме от 08.02.2016 № 03‑07‑09/6171: поскольку физические лица не являются плательщиками НДС и, соответственно, не принимают этот налог к вычету, при безвозмездной реализации товаров физическим лицам (сотрудникам и их детям) счета-фактуры по указанным операциям в адрес каждого физического лица можно не выставлять. При этом для отражения данных операций в книге продаж следует составить бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ, содержащий суммарные (сводные) сведения по названным операциям.

В случае составления в вышеуказанной ситуации счета-фактуры на все операции по безвозмездной реализации подарков физическим лицам его можно выписывать в одном экземпляре для учета операций продавцом по итогам налогового периода.

В таком счете-фактуре в строках 6 «Покупатель», 6а «Адрес», 6б «ИНН/КПП покупателя» ставятся прочерки (разд. II приложения 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

К сведению:

Принять «входной» НДС к вычету можно независимо от того, учитываются ли расходы на подарки при расчете налога на прибыль. Дело в том, что критерии обоснованности расходов, установленные ст. 252 НК РФ, не могут служить критериями обоснованности вычетов по НДС (постановления ФАС МО от 22.02.2012 № А41-23656/11, ФАС ПО от 05.05.2009 № А65-16388/08).

Одно время по вопросу уплаты НДС со стоимости детских новогодних подарков складывалась неоднозначная арбитражная практика.

Так, в Постановлении от 13.09.2010 № А26-12427/2009 ФАС СЗО отклонил довод инспекции об обязанности включить в налоговую базу по НДС стоимость новогодних подарков детям сотрудников. Он указал, что передача детских подарков обусловлена наличием трудовых отношений между организацией и работниками и относится к системе поощрения сотрудников. Следовательно, в результате такой передачи не возникает объект обложения НДС.

Однако в Постановлении от 25.06.2013 № 1001/13 по делу № А40-29743/12‑140‑143 Президиум ВАС признал правильным вывод судов нижестоящих инстанций о том, что операции по безвозмездной передаче работникам детских новогодних подарков необходимо учитывать при определении налоговой базы по НДС.

К сведению:

Учреждение имеет право на освобождение от исполнения обязанностей налогоплательщика, связанных с исчислением и уплатой НДС, если за три предшествующих последовательных календарных месяца сумма выручки от реализации товаров (работ, услуг) этого учреждения без учета налога не превышала в совокупности 2 млн руб. (п. 1 ст. 145 НК РФ).

НАДО ЛИ НАЧИСЛЯТЬ НА СТОИМОСТЬ ДЕТСКИХ ПОДАРКОВ СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ?

Объектом обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний для плательщиков страховых взносов признаются, в частности, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предмет которых - выполнение работ, оказание услуг (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212‑ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125‑ФЗ).

К сведению:

Аналогичная норма установлена пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, которым определен объект обложения страховыми взносами и положения которого будут применяться с 01.01.2017.

Вручение учреждением новогодних подарков детям сотрудников является безвозмездной передачей права собственности на них и не считается вознаграждением работников. Кроме того, подарки приобретаются для детей, которые не состоят с учреждением в трудовых (гражданско-правовых) отношениях и не признаются застрахованными лицами. Также получение подарков не связано с выполнением работниками трудовых обязанностей, не является стимулирующей или компенсационной выплатой, имеет разовый и необязательный характер, стоимость подарков определяется вне зависимости от стажа работника и результатов его труда. Следовательно, стоимость переданных работодателем сотрудникам детских новогодних подарков не должна учитываться при расчете базы по страховым взносам.

К сведению:

Согласно п. 4 ст. 420 НК РФ не признаются объектом обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых, в частности, является переход права собственности или иных вещных прав на имущество.

Позиция контролеров по данному вопросу представлена в письмах Минтруда РФ от 22.09.2015 № 17-3/В-473, Минздравсоцразвития РФ от 19.05.2010 № 1239‑19.

Арбитры также придерживаются мнения, что стоимость подарков не включается в облагаемую страховыми взносами базу (постановления АС СКО от 06.08.2015 № Ф08-4089/2015 по делу № А32-27379/2014, ФАС ВСО от 11.12.2012 № А33-3507/2012, от 23.05.2012 № А33-15492/2011).

ОТРАЖАЕМ ПРИОБРЕТЕНИЕ И ВЫДАЧУ ДЕТСКИХ НОВОГОДНИХ ПОДАРКОВ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ.

Расходы на оплату договора, предметом которого является приобретение подарочной и сувенирной продукции, не предназначенной для дальнейшей перепродажи, относятся на статью 290 «Прочие расходы» -КОСГУ (Указания № 65н, Письмо Минфина РФ от 12.02.2016 № 02‑05‑10/7682).

В течение всего периода нахождения подарков в учреждении они учитываются на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» по стоимости их приобретения (п. 345 Инструкции № 157н).

Аналитический учет по забалансовому счету 07 ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе материально ответственных лиц, мест хранения, по каждому предмету имущества (п. 346 Инструкции № 157н).

Итак, произведенные расходы, связанные с покупкой подарков, отражаются в учете следующим образом:

Вид учреждения
Казенное учреждение (Инструкция № 162н*)
Бюджетное учреждение (Инструкция № 174н**)
Автономное учреждение (Инструкция № 183н***)

*Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

**Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

***Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

Списание детских подарков с забалансового учета при их передаче сотрудникам производится на основании документов, подтверждающих факт дарения. Как было указано выше, таким документом является, в частности, ведомость выдачи подарков.

В бухгалтерском учете составляются следующие проводки:

Казенное учреждение		Бюджетное учреждение		Автономное учреждение
Переданы детские новогодние подарки (стоимость подарков без НДС)
Начислен НДС на стоимость подарков
Удержан НДФЛ со стоимости подарков из заработной платы

* * *

В заключение перечислим основные выводы, связанные с учетом и налогообложением новогодних подарков для детей сотрудников учреждения:

• подарки могут быть приобретены как за счет средств бюджета, так и за счет средств, полученных бюджетными и автономными учреждениями от приносящей доход деятельности. При этом такие расходы должны быть предусмотрены в смете казенных учреждений и плане финансово-хозяйственной деятельности бюджетных и автономных учреждений;
• договор дарения, связанный с передачей детских подарков, как правило, заключается в устной форме;
• стоимость переданного сотруднику детского подарка не облагается НДФЛ (при условии соблюдения общего лимита на подарки в течение года в размере 4 000 руб.);
• расходы учреждения на приобретение детских подарков не учитываются при налогообложении прибыли;
• стоимость подарков облагается НДС, так как признается реализацией товаров на безвозмездной основе. При этом учреждение имеет право принять к вычету «входной» НДС;
• на стоимость подарков не начисляются страховые взносы;
• до момента передачи подарков получателям они учитываются на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры».

Многие работодатели преподносят своим работникам подарки к всевозможным праздникам и знаменательным датам: дни рождения, 8 марта, 23 февраля и другие. Подарки могут дариться и детям сотрудников, например, к Новому году. Как правильно оформить вручение подарков, в каких случаях подарки облагаются страховыми взносами, а в каких нет - расскажем об этом в нашей статье.

Подарки: документальное оформление

Подарок – это вещь, которую даритель безвозмездно передает одаряемому в собственность (ч. 1 ст. 572 ГК РФ). Работодатель может передавать в качестве подарка работнику как ценные предметы, так и деньги, подарочные сертификаты, путевки, билеты на мероприятия и т.п.

Согласно ГК РФ заключать письменные договоры дарения нужно всем юрлицам, которые делают подарки стоимостью дороже 3000 рублей (ч.2 ст. 574 ГК РФ). Если сотрудников в организации много и им всем вручаются подарки к какому-то событию, то можно не заключать с каждым из них отдельный договор, а сделать один многосторонний документ: дарителем будет выступать работодатель, а одаряемыми – сотрудники по списку, которые поставят в договоре свои подписи.

Также необходимо издать приказ о покупке и вручении подарков с приложением списка одаряемых работников, а выдачу презентов можно отмечать в отдельной ведомости с указанием фамилии, стоимости подарка и даты получения.

Страховые взносы на подарки

В целях обложения страховыми взносами первым делом следует определить, к какому виду относится подарок.

Если подарок преподносится как благодарность или поощрение за трудовую деятельность работника, его стоимость фактически будет считаться премией , то есть частью оплаты труда (ст. 191 ТК РФ). Поскольку выплаты, полученные физлицом в процессе трудовых отношений, являются объектом обложения, то и врученные сотрудникам за их хорошую работу подарки облагаются страховыми взносами.

Если подарки сотрудникам не связаны с их трудовой деятельностью, а дарятся в связи с праздником, днем рождения сотрудника, юбилеем компании и т.п., и такие выплаты не предусмотрены трудовыми договорами или колдоговором, то объекта обложения страховыми взносами здесь нет. При этом нужно учесть следующие важные нюансы:

• Не облагаются взносами доходы сотрудников, полученные ими по ГПХ-договорам, предмет которых – переход права собственности (п. 3 ст. 7 закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 4 ст. 420 НК РФ). Поэтому, даже если стоимость подарка менее 3000 рублей, лучше заключить с работниками письменный договор дарения, особенно если дарится денежная сумма (письмо ПФР № НП-30-26/9660, ФСС № 17-03-10/08\2786П от 29.07.2014; письмо Минтруда РФ от 22.09.2015 № 17-3/В-473).
• Договор дарения не должен ссылаться на какие-либо внутренние нормативные акты о трудовых отношениях, также стоимость подарка не должна соотноситься с окладом, должностью или иными показателями трудовой деятельности сотрудника. Иначе проверяющие органы могут посчитать такой подарок премией и начислить страховые взносы.

Страховые взносы на подарки детям сотрудников

В преддверии Нового года многие организации делают праздничные подарки детям своих сотрудников. Каким образом начислять страховые взносы на их стоимость? Как разъяснил Минтруд РФ в своем письме от 08.07.2015 № 17-3/В-335, здесь возможны два варианта:

• если стоимость детских новогодних подарков выплачивается работникам лично, то такие выплаты облагаются страховыми взносами в общем порядке;
• если же работодатель самостоятельно закупает детские новогодние подарки, то объект обложения взносами при этом отсутствует, поскольку дети сотрудников не являются застрахованными лицами работодателя и трудовых отношений здесь не возникает.

Итак, облагаются ли страховыми взносами подарки сотрудникам? Если презенты дарятся на основании локальных актов работодателя и трудовых договоров, то их стоимость подлежит обложению взносами, если же к подарку составлен письменный договор дарения, а повод для него не связан с выполнением трудовых обязанностей работником, то взносы начисляться не должны.

Тогда при оформлении договора дарения взносы на страхование от НС и ПЗ на стоимость подарков не начисляются, так как в этом случае подарки выдаются не в рамках трудовых отношений с работником, а в рамках заключенного с ним гражданско-правового договора, не предусматривающего уплату взносов на страхование от НС и ПЗ.

2. Премия по итогам года

В соответствии с частью 1 ст. 22 и ст. 191 ТК РФ работодатель вправе поощрять работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявлять благодарность, выдавать премию, награждать ценным подарком, почетной грамотой, представлять к званию лучшего по профессии).

Согласно ст. 129 и ст. 135 ТК РФ премии, доплаты и надбавки стимулирующего характера, а также иные поощрительные выплаты являются составной частью заработной платы, которая устанавливается работнику трудовым договором в соответствии с действующими системами оплаты труда. Системы оплаты труда устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Непосредственно выплата премии осуществляется на основании приказа или распоряжения руководителя организации, поскольку именно приказом (распоряжением) подтверждается достижение показателей премирования в конкретном периоде (месяц, квартал, год). Приказ составляется по форме N Т-11 (Т-11а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

2.1. Налог на прибыль организаций

В соответствии со ст. 252 НК РФ уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). При этом указанные расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода.

Согласно ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

При этом п. 2 ст. 255 НК РФ предусмотрено, что к расходам на оплату труда относятся начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели.

Учитывая, что в рассматриваемой ситуации выплата премии по итогам года предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором, такие расходы на основании ст. 255 НК РФ могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 26.02.2010 N 03-03-06/1/92,от 10.07.2009 N 03-03-06/1/457, от 14.05.2009 N 03-03-05/88, от 19.03.2007 N 03-03-06/1/158, от 06.03.2007 N 03-03-06/1/151, УФНС России по г. Москве от 19.12.2008 N 19-12/118853.

) Кредит Кредит 50 "Касса"
- выплачена премия из кассы.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Мельникова Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.